Al finalizar la jornada, las ventanillas liquidan con el responsable de la Oficina los importes procedentes del pago de Giro Nacional, Giro Internacional y Western Union. El procedimiento está descrito en el Proceso de Control Contable en Conecta.
El responsable, al generar el Balance de la Oficina verificará que, tanto los importes procedentes de operaciones Western Union, como procedentes de Giro Nacional e Internacional, se incorporan al Balance correctamente.
Los envíos de dinero liquidados por la unidad de Distribución asociada aparecen en la opción "Confirmación de liquidaciones" (perfil director de Oficina).
El impreso entregado al cliente (que sustituye al antiguo GI-3) para que lo cumplimente y firme la recepción del importe del giro (uno para el cliente y otro para Correos) recoge también la firma y NIP del empleado.Posteriormente se enviará al CEDICO.
La documentación generada por el servicio de Giro Nacional, Giro Internacional y Western Union, se debe archivar en la Oficina, según lo que establece el proceso de Archivo y Control de la Documentación, publicado en la Conecta; así como en la Tabla de Archivo y Control de la Documentación.
El periodo de conservación de todo tipo de documentación que pueda tener fuerza probatoria, así como los documentos justificativos de las operaciones y exigidos para la identificación y conocimiento de los clientes, es de 10 años. Este periodo se contará desde el día en que se ejecute la operación.
La documentación generada en las operaciones de Giro y Western Unión, así como la generada en las comunicaciones con el Grupo de Asistencia Prevención de Blanqueo de Capitales, se ordenará de la siguiente manera:
Con independencia de la documentación ordinaria de cada operación, en casos específicos se archivará la documentación que se describe en los siguientes grupos:
Con el fin de evitar solicitar constantemente la documentación a determinados clientes habituales, que se tiene la certeza de tener conocimiento de su actividad y además está archivada la documentación necesaria de aplicación en medidas reforzadas, la periodicidad de revisión documental será de un año, en caso de que tras efectuar el seguimiento continuo de sus operaciones se compruebe que estas son coherentes con la documentación presentada.
Por el contrario, si las sucesivas operaciones realizadas por estos clientes habituales no son coherentes con la documentación de conocimiento aportada, tanto por su importe y número de giros, como por cualquier otra característica de la operativa, se procederá a recabar nueva documentación adicional que justifique el origen de los fondos, aunque haya transcurrido un periodo de tiempo inferior a un año.
Esta documentación específica será archivada en Archivador de la Oficina. Se reservará un espacio "Clientes Envío/Pago de Dinero" para recoger los dossiers de clientes o empresas.
Se ordenarán por orden alfabético del nombre (razón social para empresas; en caso de duda en nombres extranjeros se tomará siempre el primer nombre que aparezca en el documento identificativo del cliente).
Para cada cliente o empresa se reunirá en un dossier el conjunto de toda la documentación con él relacionada, para su consulta o utilización en las operaciones.
El plazo de conservación de estos documentos en la Oficina es el recogido en la Tabla de Archivo y control de la Documentación.
No se archiva la documentación específica de clientes, que se haya escaneado y adjuntado a la operación desde ventana única de Prevención de Blanqueo de Capitales.